Het aantal secretaresse is de afgelopen decennia afgenomen, maar de behoefte aan secretariële ondersteuning, dus de kentaken secretaresse, is alleen maar gestegen. Hoe kan dat? De verklaring is heel simpel. Vroeger bestond het werk van de secretaresse uit veel handwerk. Dat is niet meer nodig, want door de automatisering zijn veel van die taken vervallen. Een andere reden is dat ‘secretaresse’ een algemene functie is. De kentaken secretaresse vallen tegenwoordig ook onder functies als office manager, management assistent. Dus het lijkt misschien wel alsof het aantal secretaresses is afgenomen, maar in de praktijk zijn er voldoende banen te vinden waar je vergelijkbare werkzaamheden uitvoert.
Belangrijkste kerntaken secretaresse
De secretaresse is de spin in het web in elk kantoor, zowel richting het personeel als de klanten. De voornaamste kerntaken secretaresse zijn: afhandelen van de inkomende en uitgaande communicatie, agendabeheer plus het plannen van bijeenkomsten en vergaderingen, notuleren, gasten ontvangen, administratieve werkzaamheden zoals het opstellen van brieven en e-mails, archiveren, etc. Zoals je ziet moet je een ware duizendpoot zijn om de kentaken secretaresse allemaal naar tevredenheid te vervullen. In kleine organisaties zijn de werkzaamheden vaak nog veel omvangrijker. Dan ben je ook bezig met facilitaire ondersteuning, de financiën en soms ook personeelszaken.
Een secretaresse weet van aanpakken
De belangrijkste eigenschap van iemand die de kentaken secretaresse goed wil afhandelen is dat je een flexibele duizendpoot bent. Jouw klanten, zowel de externen als de rest van het personeel, staan altijd op de eerste plaats. Een secretaresse is dus multifunctioneel, je kunt goed met mensen omgaan, en er wordt verwacht dat je er verzorgd uitziet. Want alleen dan ben je representatief voor het bedrijf. Dat is nogal een takenpakket, maar als secretaresse wordt dat beloond met een uitstekend salaris. Volgens Fabius opleidingen kun je wel ruim €2.000 per maand verdienen.